Back in business: zo krijg je na de zomer weer grip op je cijfers

Na de zomer weer grip op je cijfers krijgen? September is hét moment om opnieuw overzicht te creëren. De actuals vragen aandacht, forecasts moeten worden aangescherpt en Q4 komt snel dichterbij. Waar sta je ten opzichte van budget? Kloppen je eerdere aannames nog? En waar moet je de komende maanden bijsturen? Met deze vijf praktische stappen krijg je weer grip op je cijfers en start je financieel scherp aan het najaar.

1. Begin met een financiële reality check

Voor je vooruitkijkt, moet je weten waar je nu staat.

Pak daarom de meest recente actuals erbij en vergelijk deze met je budget en forecast. Kijk daarbij niet alleen naar het totaalresultaat, maar juist naar de onderdelen die het verschil maken. Denk bijvoorbeeld aan omzet, kosten, marges, cashflow en personeelskosten. Waar zie je de grootste afwijkingen? Welke ontwikkelingen vallen op? En zijn er posten die structureel anders lopen dan verwacht?

Het doel is niet om direct ieder verschil tot achter de komma te verklaren. Begin met het identificeren van de afwijkingen die er écht toe doen. Dat geeft richting aan je verdere analyse.

2. Kijk opnieuw naar je aannames

Een forecast of budget is gebaseerd op aannames. En wat vóór de zomer nog logisch leek, hoeft in september niet meer actueel te zijn. Misschien ontwikkelt de omzet zich anders. Een project loopt vertraging op. Personeelskosten stijgen. Een geplande investering wordt uitgesteld. Of omstandigheden in de markt zijn veranderd. Stel jezelf daarom opnieuw de vraag: “Klopt het verhaal achter onze cijfers nog?”,

Juist door aannames regelmatig kritisch te bekijken, voorkom je dat je blijft sturen op verwachtingen die inmiddels achterhaald zijn.

3. Actualiseer je forecast

Heb je scherp waar je staat en wat er veranderd is? Dan is het tijd om vooruit te kijken.

Een forecast is geen statisch document dat je één keer opstelt en vervolgens alleen nog vergelijkt met de werkelijkheid. Een goede forecast beweegt mee met nieuwe informatie. Gebruik de inzichten uit je actuals en analyses daarom om je verwachtingen voor de rest van het jaar bij te stellen. Kijk daarbij verder dan één uitkomst. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als de omzet achterblijft? Wat betekent een kostenstijging voor de marge? En welke invloed heeft een vertraging op de cashflow?

Door verschillende scenario’s te bekijken, wordt je forecast een stuurinstrument in plaats van alleen een voorspelling. Dat sluit ook aan bij de actuele Business Control-praktijk die FIT beschrijft, waarin rolling forecasts, budgettering en scenarioanalyses samenkomen.

4. Kijk alvast richting Q4 én het nieuwe jaar

September voelt misschien nog vroeg, maar voor finance is het einde van het jaar dichterbij dan je denkt.

In Q4 komen jaarafsluiting, budgetrondes, forecasts en aanvullende informatievragen vaak tegelijkertijd samen. FIT schreef eerder al over die dubbele focus in Q4: terugkijken én vooruitkijken. Gebruik september daarom om vooruit te plannen.

• Welke doelstellingen moeten dit jaar nog worden gerealiseerd?
• Waar zitten financiële risico’s?
• Welke beslissingen kunnen niet wachten tot december?
• Welke ontwikkelingen moet je meenemen richting het budget voor het nieuwe jaar?

Wie nu overzicht creëert, voorkomt dat Q4 alleen maar in het teken staat van deadlines halen.

5. Ga in gesprek met de business

Grip op cijfers ontstaat niet alleen achter je laptop. Finance beschikt over veel informatie, maar de business weet wat er in de praktijk speelt. Misschien ziet Sales een verandering in de pipeline, verwacht Operations hogere kosten of weet HR dat de personeelsbezetting de komende maanden verandert. Ga daarom actief het gesprek aan. Stel daar bij niet alleen de vraag waarom iets afwijkt, maar ga ook in op de verwachtingen voor de komende maanden.

Sta stil bij eventuele risico’s die worden voorzien en vraag gezamenlijk af wat er gedaan kan worden om de doelstellingen (alsnog) te gaan behalen. Juist in die gesprekken verschuift de rol van finance van rapporteren naar adviseren. De cijfers vormen het vertrekpunt; de waarde zit in wat je er vervolgens mee doet. Lees meer hierover in ons eerdere artikel.

Van terugkijken naar vooruitsturen

Na de zomer weer grip krijgen op je cijfers betekent dus niet simpelweg je mailbox wegwerken, dashboards openen en verdergaan waar je gebleven was. Het is juist een logisch moment om opnieuw scherp te stellen.

Want grip op je cijfers betekent niet dat alles volgens plan verloopt. Het betekent dat je op tijd ziet wanneer het anders loopt en dat je weet waarop je moet bijsturen.

Dat is uiteindelijk waar finance de meeste waarde toevoegt: niet alleen verklaren wat er gisteren is gebeurd, maar de organisatie helpen betere keuzes te maken voor morgen.