De jaarafsluiting komt eraan: zo voorkom je stress in december

December lijkt misschien nog ver weg. Toch weten veel financials hoe snel de laatste maanden van het jaar voorbijgaan. Voor je het weet, draait alles om de jaarafsluiting. Balansposten moeten worden aangesloten, openstaande posten beoordeeld, onderbouwingen verzameld en vragen beantwoord. Ondertussen loopt het dagelijkse werk gewoon door.

Een drukke periode hoort er soms bij. Maar een deel van de decemberdruk kun je voorkomen door nu al vooruit te werken. Want een soepele jaarafsluiting begint niet op 31 december.

Begin met een kritische blik op je balans

Gedurende het jaar ligt de aandacht vaak sterk op de winst-en-verliesrekening. Hoe ontwikkelen omzet en kosten zich? Waar wijken we af van budget? En hoe ziet het verwachte jaarresultaat eruit?

Richting de jaarafsluiting verdient ook de balans extra aandacht. Loop de verschillende balansposten daarom nu al kritisch langs. Zijn de aansluitingen actueel? Staan er bedragen die al langere tijd worden meegenomen? Zijn tussenrekeningen opgeschoond? En zijn alle posten nog goed te verklaren?

Hoe eerder je een verschil tegenkomt, hoe groter de kans dat je nog eenvoudig kunt achterhalen waar het vandaan komt.

Pak oude openstaande posten aan

Die ene factuur die al maanden openstaat. Een betaling die nog niet goed gematcht is. Of een saldo waarvan eigenlijk niemand meer precies weet waarom het er staat. Herkenbaar?

Tijdens een drukke maand krijgen dit soort posten niet altijd prioriteit. Richting de jaarafsluiting komen ze uiteindelijk toch weer terug.

Gebruik oktober en november daarom om oude openstaande posten systematisch langs te lopen. Bepaal wat kan worden opgelost, waar aanvullende informatie voor nodig is en wie actie moet ondernemen.

Zo voorkom je dat je in december ineens een hele lijst met oude vraagstukken moet uitzoeken.

Controleer je voorzieningen en accruals

Veel inschattingen die eerder in het jaar zijn gemaakt, zijn gebaseerd op de informatie die op dat moment beschikbaar was. Inmiddels weet je meer.

Daarom is dit een goed moment om voorzieningen, reserveringen en accruals opnieuw te beoordelen. Zijn de oorspronkelijke aannames nog logisch? Is er nieuwe informatie beschikbaar? Verwacht je nog kosten of opbrengsten die aan dit boekjaar moeten worden toegerekend?

Je hoeft in oktober natuurlijk nog geen definitieve jaarrekening klaar te hebben. Het doel is vooral om mogelijke discussiepunten vroeg zichtbaar te maken.

Breng in kaart wat je van de business nodig hebt

Een jaarafsluiting is zelden alleen een financiële aangelegenheid.

Voor een volledige afsluiting heb je vaak informatie nodig vanuit verschillende delen van de organisatie. Denk aan lopende projecten, contracten, investeringen, voorraad, bonussen, nog te factureren omzet of kosten waarvoor de factuur nog niet binnen is. Wacht daarom niet tot de deadline om collega’s om informatie te vragen. Maak vooraf duidelijk wat je nodig hebt, van wie je het nodig hebt en wanneer het aangeleverd moet zijn.

Dat geeft niet alleen jou en je team meer grip. Ook collega’s weten op tijd wat er van hen wordt verwacht.

Zorg dat verantwoordelijkheden duidelijk zijn

Wie controleert welke balansrekening? Wie vraagt ontbrekende informatie op? Wie beoordeelt een afwijking? En wie geeft uiteindelijk akkoord?

Tijdens een rustige periode lijkt dat misschien vanzelfsprekend. Onder tijdsdruk kan onduidelijkheid juist voor vertraging zorgen. Maak daarom vóór de jaarafsluiting duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Zeker wanneer meerdere collega’s of afdelingen bij een proces betrokken zijn.

Zo voorkom je dat werkzaamheden blijven liggen omdat iedereen dacht dat iemand anders ermee bezig was.

Bereid je dossier alvast voor

Een goede jaarafsluiting draait niet alleen om correcte cijfers. Je wilt ook kunnen onderbouwen hoe je tot die cijfers bent gekomen. Wacht daarom niet met het verzamelen van documentatie totdat iemand erom vraagt.

Controleer welke specificaties, aansluitingen, contracten en andere onderbouwingen je straks nodig hebt. Kijk ook of je dossier logisch is opgebouwd en informatie eenvoudig terug te vinden is. Dat kost nu misschien wat extra tijd. Maar zoeken naar een document terwijl een deadline nadert, kost meestal veel meer.

Kijk terug naar de vorige jaarafsluiting

Een van de beste bronnen voor een soepelere jaarafsluiting heb je waarschijnlijk al: vorig jaar. Waar ontstond toen vertraging? Welke informatie kwam te laat binnen? Welke balanspost kostte onverwacht veel tijd? Welke correcties hadden eerder gesignaleerd kunnen worden? Juist die punten verdienen nu extra aandacht.

Het klinkt simpel, maar lessen uit een vorige afsluiting verdwijnen na januari gemakkelijk weer naar de achtergrond. Tot je een jaar later precies tegen hetzelfde probleem aanloopt. Gebruik die ervaring daarom actief.

Maak ruimte voor wat je níét kunt voorspellen

Je kunt de jaarafsluiting nog zo goed voorbereiden, er zullen altijd onverwachte zaken opduiken. Een ontbrekend document. Een correctie die meer uitzoekwerk vraagt dan gedacht. Een vraag vanuit de accountant. Of informatie die later beschikbaar komt. Plan je agenda daarom niet volledig dicht met werkzaamheden waarvan je nu al weet dat ze moeten gebeuren.

Door zoveel mogelijk voorspelbaar werk eerder af te ronden, houd je tijdens de daadwerkelijke afsluiting ruimte over voor zaken die je niet had kunnen voorzien.

Een rustige jaarafsluiting begint vóór december

Een goede voorbereiding betekent niet dat december ineens rustig wordt. De jaarafsluiting blijft een periode waarin veel samenkomt. Maar er is een groot verschil tussen druk zijn met afsluiten en druk zijn met het uitzoeken van zaken die al maanden geleden opgelost hadden kunnen worden.

Loop daarom nu alvast je balans langs. Pak oude posten op. Controleer je onderbouwingen. Spreek verantwoordelijkheden af. En kijk vooral naar wat vorig jaar onnodig veel tijd kostte. Alles wat je vandaag kunt oplossen, hoef je immers tijdens de jaarafsluiting niet meer uit te zoeken.