Krijg grip op werklocaties en vergoedingen met Profit 6

Met de nieuwe functionaliteit, werklocatiepatronen in AFAS Profit 6, wordt dit een fluitje van een cent. Deze functie tilt hybride werken naar een hoger niveau en bespaart HR en Finance zeeën van tijd. Klinkt dat als muziek in je oren? Lees dan verder.

Waarom je niet zonder werklocatiepatronen kunt

In een wereld waar hybride werken de norm is, is overzicht cruciaal. Maar laten we eerlijk zijn: handmatig bijhouden wie waar werkt en welke vergoedingen daarbij horen, is een nachtmerrie. AFAS Profit 6 introduceert werklocatiepatronen, waarmee je per medewerker vastlegt:

• Waar ze werken (kantoor, thuis, of een externe locatie)
• Hoe ze reizen (auto, fiets, OV)
• Wanneer ze werken (gekoppeld aan hun rooster)

Het resultaat? Geen fouten, geen gedoe, wél inzicht. Reiskosten en thuiswerkvergoedingen worden automatisch verwerkt in de loonstrook. Wat als een medewerker afwijkt van het patroon? Dan regelen ze dat zelf in een paar tikken via de AFAS Pocket-app.

Wat levert het je op?

Stel je voor: geen Excel-sheets meer, geen e-mails heen en weer, en geen correcties achteraf. Dit zijn de voordelen op een rij:

• Automatische reisafstandsberekening via Google Maps-integratie of handmatige invoer
• Foutloze vergoedingen gebaseerd op rooster en locatie
• Realtime inzicht in bezetting op kantoor, thuis, of elders
• Medewerkers regelen zelf wijzigingen via AFAS Pocket
• Flexibiliteit voor meerdere dienstverbanden en vervoersmiddelen
• Directe verwerking in de salarisadministratie

Voorbeeld: Lisa werkt maandag en woensdag op kantoor (met de trein) en de rest van de week thuis. Haar werklocatiepatroon zorgt dat reiskosten alleen voor die kantoordagen worden berekend, en de thuiswerkvergoeding wordt automatisch toegepast op de andere dagen. Geen handmatige invoer, geen fouten, alleen maar gemak.

Wie heeft hier iets aan?

Deze functionaliteit is een gamechanger voor organisaties die:

• Hybride werken omarmen
• Reiskosten en thuiswerkvergoedingen willen automatiseren
• Meerdere locaties beheren
• Wisselende roosters of vervoersmiddelen hebben voor hun medewerkers

Hoe activeer je dit?

Let op: werklocatiepatronen zijn niet standaard actief. Je moet ze zelf inschakelen in je AFAS-omgeving. Belangrijk: dit is een eenmalige actie die je niet kunt terugdraaien. Check de AFAS Help-pagina voor de exacte stappen.

Stappen om je voor te bereiden:

1. Inventariseer je locaties. Zorg dat alle werklocaties in je systeem staan, met duidelijke codes voor rapportages.
2. Leg werklocaties vast per medewerker. Koppel deze aan hun rooster.
3. Activeer de Google Maps API. Dit maakt automatische afstandsberekening mogelijk.
4. Kies je methode. Bepaal per werkgever of je handmatige invoer of Google Maps gebruikt.
5. Update je profielen. Voeg werklocatiepatronen toe aan je bestaande processen, zoals onboarding of roosterwijzigingen.
6. Geef medewerkers de regie. Laat ze via ESS-profielen zelf wijzigingen in werklocaties of vervoersmiddelen doorvoeren.

Wat betekent dit voor HR en Finance?

• HR: Minder administratie, meer tijd voor strategie. Focus op wat écht telt: je mensen.
• Finance: Betrouwbare, geautomatiseerde vergoedingen en minder correctiewerk. Je salarisadministratie was nog nooit zo strak.

Klaar om te starten?

Werklocatiepatronen in AFAS Profit 6 zijn meer dan een handige feature; ze zijn een must voor elke organisatie die hybride werken serieus neemt. Waarom zou je blijven worstelen met handmatige processen als het ook slimmer kan?

Bij FIT Focus helpen we dagelijks organisaties om AFAS optimaal in te richten. Wil je sparren over hoe je werklocatiepatronen het beste inzet? Of heb je hulp nodig bij de implementatie? Neem contact op met Edward, Marco of Marloes. Wij denken, als gecertificeerd AFAS partner, met je mee en zorgen dat jouw AFAS-omgeving klaar is voor de toekomst.