Beheer van jouw AFAS-omgeving: Zelf doen, uitbesteden of iets daartussenin?

In de praktijk zien we dat kleinere organisaties, tot ongeveer 250 medewerkers, vaak weinig onderhoud besteden aan hun AFAS-omgeving. Grotere organisaties reserveren doorgaans meer budget voor dit doel. Zij nemen één of meerdere medewerkers in dienst of huren een consultant in. Hoe kan dit op een effectieve en kostenefficiënte manier anders? En waar moet je op letten? In deze blog gaan we hier dieper op in.

Een goede beheersstructuur begint met het creëren van gelaagdheid in het kennisniveau binnen je organisatie. Eindgebruikers, zoals medewerkers en leidinggevenden, hoeven slechts basiskennis van AFAS te hebben. Een duidelijke invoerpagina, goede profielen en standaardinstellingen bieden hen voldoende ondersteuning. Moeilijkere situaties en het opstellen van nieuwe processen vereisen meer diepgaande kennis. Hier komt de echte beheersorganisatie om de hoek kijken.

De beheersorganisatie

De beheersorganisatie begint met het aanwijzen van sleutelgebruikers. Dit zijn medewerkers die begrijpen hoe en waarom bepaalde velden of vooringevulde keuzes worden gebruikt bij het aanmaken of wijzigen van een project, sollicitant, medewerker, factuur of order. Zij kunnen veel vragen binnen de organisatie beantwoorden en beoordelen of het zinvol is om een proces aan te passen. Hierdoor kunnen zij eerste-lijns (eenvoudige) vragen oplossen.
Daarnaast is er behoefte aan een beheerslaag. Dit is iemand die de details van de AFAS-inrichting kent. AFAS ontwikkelt zich in hoog tempo, en het bijblijven is een uitdaging. Dit vergt tijd en aandacht, iets dat vaak ontbreekt in de dagelijkse hectiek. Door op de hoogte te blijven, kun je gemakkelijker gebruikmaken van de mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan het starten van een verloning halverwege het jaar. Voor Profit 7 was dat nog een enorme klus, maar nu is het mogelijk door een beginsaldo op te geven op de instantieregel voor de fiscus bij een werkgever. Het hebben van dergelijke kennis maakt je waardevol voor een bedrijf, omdat je tactisch gezien andere keuzes kunt adviseren.

Opleiding voor een effectieve beheersorganisatie

Hoe creëer je zo’n beheersorganisatie? Door middel van opleiding en, indien nodig, een hybride model voor beheer:

• Leid sleutelgebruikers op via gratis gebruikers- en inrichtingscursussen.
• Geef de beheerder verdere opleiding met betaalde cursussen of een L3-abonnement van AFAS. Ook kan (aanvullende) training on-the-job door een ervaren consultant zeer effectief zijn. Laat de beheerder een casus uitwerken en deze voorleggen aan een consultant. Tips en tricks vooraf en controle van de inrichting achteraf zijn enorm leerzaam en vergroten de interne kennis.
• Overweeg ook een service-abonnement voor complexere vragen.
• Een belangrijke valkuil: stel niet alleen de vragen die je zelf opkomen of die betrekking hebben op fouten. Vraag een consultant om kritisch naar jouw omgeving te kijken.

Samenvatting

• Investeren in beheer komt je organisatie ten goede.
• Het hoeft niet altijd duur te zijn of een volledige consultancydag te kosten.
• Kies voor een hybride oplossing om een maximale hoeveelheid kennis in huis te hebben en de echt moeilijke vragen bij een consultant of beheerder neer te leggen.
• Maak je advies schaalbaar door niet alleen incidenten te melden, maar ook actief advies te vragen.