AFAS InSite wordt eenvoudiger te beheren met Profit 6

AFAS InSite is altijd dé basis geweest om processen vast te leggen aan de bron. Toch bleek het voor klanten zonder uitgebreide kennis van sitebeheer niet zo makkelijk om InSite goed op te zetten en te onderhouden. Juist omdat het zoveel mogelijkheden bood, zoals het aanpassen van meer dan twintig verschillende kleurelementen binnen één onderdeel, was het soms moeilijk te overzien waar je wat moest instellen.

Met de komst van Profit 6 verandert dat. Deze nieuwe versie maakt het bouwen, beheren en optimaliseren van InSite een stuk eenvoudiger én toegankelijker. Daardoor kunnen klanten veel meer zelf regelen. En dat sluit perfect aan bij de visie van zowel AFAS als FIT Focus: meer grip, minder afhankelijkheid.

Wat gaat er dan geoptimaliseerd worden?

Vanaf Profit 6 gaan er een aantal optimalisaties plaatsvinden op InSite. Hiermee wordt het gebruik van InSite weer net wat makkelijker!

1. Standaardisatie dossierpagina’s

Vanaf Profit 6 is het mogelijk om dossierpagina’s te standaardiseren. De InSite van je organisatie bevat vele pagina’s, waarschijnlijk wel meer dan 1000. Een groot deel hiervan zijn dossierpagina’s, dus deze nieuwe standaardisatie kan een hoop onderhoud besparen! Met deze verbetering kan jij nog eenvoudiger gebruik maken van de meegeleverde type dossieritems.

2. Standaard Jonas‑opdrachten in reacties

Jonas, de AI van AFAS die vanaf Profit 6 een belangrijkere rol gaat spelen, kan binnen het reactieveld van een dossieritem jouw persoonlijke prompts opslaan. Dit zorgt ervoor dat je Jonas snel kan benaderen bij het opstellen van een reactie. In een andere blogpost zullen wij meer aandacht schenken aan alle functionaliteiten die Jonas te bieden heeft.

3. Reacties binnen workflows worden duidelijker zichtbaar

Reacties binnen workflows worden duidelijker zichtbaar door verschillende cosmetische wijzigingen. Dit gedeelte wordt ook gecombineerd met de workflowacties om een beter overzicht te hebben van wat er binnen de workflow is gebeurd. Zo is het duidelijker en overzichtelijker voor iedereen die het dossier kan inzien wie welke reactie en workflowactie heeft gekozen.

4. KPI’s en grafieken kunnen makkelijk zichtbaar worden

Op InSite zullen meer KPI’s en grafieken zichtbaar zijn. Deze kunnen worden toegevoegd op tal van pagina’s op InSite. Denk hierbij aan het openstaande saldo en aantal vervaldagen per crediteur, het betaalgedrag en openstaande facturen per inkooprelatie en nog vele andere KPI’s. Deze onderdelen hoeven alleen worden toegevoegd op de pagina en AFAS doet de rest.

5. Weergaves kunnen ook worden gestandaardiseerd
De uitgebreide weergave bevat, net zoals de dossierpagina’s straks, de mogelijkheid om deze standaardisatie toe te passen. De overzichten worden hiermee gebruiksvriendelijker en liggen meer in lijn met de overzichten in Profit. De regels hebben meer ruimte dan in de oude situatie en het ziet er rustiger uit. Bovendien worden de velden in de snelfilterregel duidelijker weergegeven.

6. De eigenschappenschermen zijn geoptimaliseerd met een gebruiksvriendelijke look & feel
Last but not least, eigenschappenschermen zien er nu ook scherper uit. Waar voorheen niks werd weergegeven bij velden die niet aangevinkt of leeg waren, komt hier nu een altijd iets te staan;

• Een vinkje als het veld is aangevinkt
• Een kruisje als het veld niet is aangevinkt
• Een liggend streepje als het veld leeg is

Hoe kun je je als organisatie voorbereiden?

• Breng in kaart welke dossierpagina’s actief zijn in jullie omgeving. Bepaal welke hiervan geschikt zijn voor standaardisatie. Dit is het geval als je geen extra opmaak op de pagina nodig hebt. Zelfs een toelichting in aparte tekstblokken kun je vaak prima ondervangen met het ‘informatiebolletje’ of via één algemene toelichting bovenaan de pagina.
• Standaardiseer wat je kunt: Standaardiseren doe je door 1 simpel vinkje aan te zetten. Daardoor worden alle pagina’s(!) behorend bij dat type dossieritem gestandaardiseerd. Bevalt het niet? Dan zet je het vinkje uit en heb je jouw eigen pagina’s weer terug.
• Loop bestaande weergaven en overzichten na: waar is winst te behalen qua structuur en gebruiksvriendelijkheid?
• Inventariseer waar KPI’s en grafieken waardevol kunnen zijn op InSite. Denk aan dashboards voor Finance, HR of Projecten.
• Bereid key users voor op de wijzigingen in workflows en eigenschappenschermen. Een korte demo of toelichting kan al veel verwarring voorkomen. Vergeet ook niet om de schermafbeeldingen in de werkinstructies bij te werken.
• Bekijk of er eigen prompts zijn die je straks aan Jonas wilt koppelen binnen reacties, zodat je die slim kunt inzetten.
• Zorg dat de juiste rechten en inrichting aanwezig zijn om pagina’s aan te passen zodra Profit 6 live is.

FIT Focus helpt je verder

Wil je profiteren van alle verbeteringen in InSite, maar ontbreekt het aan tijd of overzicht om ermee aan de slag te gaan? Als gecertificeerd dienstverlenend AFAS Partner, ondersteunt FIT Focus je graag.

Wij helpen je met:

• Inventarisatie en analyse van de huidige InSite-omgeving
• Advies over standaardisatie van dossierpagina’s, weergaven en workflows
• Het toevoegen van relevante KPI’s en grafieken
• Training van key users op de nieuwe functionaliteiten

Met onze ervaring in AFAS-optimalisatie zorgen we dat jouw InSite niet alleen up-to-date is, maar ook weer overzichtelijk, toekomstgericht en afgestemd op jouw organisatie.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie?

Neem contact op met Edward Lau, Marco de Jong of Marloes van der Torre.