AFAS Onboarden: unieke kans om je onboardingproces te verbeteren vóór Profit 6

Vanaf juli 2025 zal AFAS Profit 6 de oude ‘In dienst’-workflows volledig vervangen. Dit betekent dat organisaties verplicht moeten overstappen op het nieuwe Onboarden. Hoewel dit als een uitdaging kan voelen, biedt het juist een uitgelezen kans om het huidige onboardingproces te verbeteren en efficiënter te maken. In deze blog leggen we uit waarom nu handelen cruciaal is, welke nieuwe mogelijkheden AFAS Onboarden biedt en hoe je de overstap succesvol aanpakt.

Profit 6: verplichte overstap, maar ook een verbeterkans

AFAS heeft aangekondigd dat in de zomer van 2025 (Profit 6) de bestaande processen voor het indienst nemen van personeel verdwijnen. Concreet kun je vanaf dat moment niet langer de modules Medewerker In Dienst, Medewerker Herindienst en Sollicitant In Dienst gebruiken. Geen reden tot paniek, maar wél reden tot actie – de overstap naar AFAS Onboarden is niet alleen verplicht, het biedt ook ruimte om je procedures te optimaliseren. Een goed ingericht onboardingproces zorgt bovendien voor een warm welkom én hogere retentie; het is bekend dat medewerkers die een sterke onboarding ervaren, langer bij de organisatie blijven.

Wat is AFAS Onboarden en wat is er nieuw?

AFAS Onboarden is de nieuwe gestroomlijnde workflow binnen AFAS Profit voor het aannemen van nieuwe of terugkerende medewerkers. Hieronder enkele van de belangrijkste nieuwe functionaliteiten en voordelen van Onboarden in Profit 6:

• Eén gestroomlijnd proces: In plaats van drie aparte indienst-procedures is er nu één overzichtelijke onboarding-workflow voor alle typen indiensttredingen. Het hele traject – van gegevens verzamelen tot contractondertekening – verloopt via deze ene workflow, wat het proces veel makkelijker maakt.
• Flexibele startmogelijkheden: De Onboarden-workflow kan op verschillende manieren worden gestart. Begin met een blanco kandidaat of start het proces vanuit een bestaande sollicitant (met of zonder sollicitatie in AFAS) of zelfs voor een oud-medewerker. Hierdoor verdwijnen ook handmatige taken voor functioneel applicatiebeheer.
• Volledig aanpasbaar: Je kunt de onboarding volledig naar eigen wens inrichten. Gebruik onboardingprofielen om per functiesoort specifieke velden en stappen te definiëren. Velden kun je verplicht stellen, bewerkbaar maken of juist verbergen, en je bepaalt zelf de indeling van de schermen. Geen vaste wizard meer, maar een ontwerp dat precies past bij jouw organisatie.
• Slimme matching: Dubbele invoer behoort tot het verleden. AFAS Onboarden waarschuwt als een kandidaat al in het systeem voorkomt op basis van slimme matching (bijvoorbeeld wanneer een oud-medewerker terugkeert). Zo voorkom je dubbele medewerkers in de administratie en houd je je data schoon.
• Digitale gegevensuitvraag: Benodigde informatie kun je nu rechtstreeks bij de bron ophalen. Via het AFAS-portaal laat je de nieuwe medewerker zelf aanvullende gegevens en documenten uploaden – bijvoorbeeld een ID-bewijs, diploma’s of bankgegevens. De workflow wacht tot de kandidaat alles heeft aangeleverd en gaat daarna automatisch naar de volgende stap, zonder losse e-mails of papieren formulieren.
• Geïntegreerde checks & ondertekening: Dankzij nieuwe integraties wordt het proces nóg eenvoudiger. Denk aan een automatische ID-check (via Valicare) en het volledig digitaal ondertekenen van de arbeidsovereenkomst. Hiermee wordt het onboardingproces sneller en 100% papierloos.

Praktische tips voor een succesvolle overstap naar Onboarden

De overstap naar AFAS Onboarden is geen standaard optimalisatieproject, maar een verplichte wijziging die vóór juli 2025 geregeld moet zijn. Dat vraagt om snelle, slimme keuzes én een realistische aanpak. Hieronder delen we praktische tips om ondanks de krappe tijdslijnen tóch een succesvolle implementatie te realiseren, met grip op de kwaliteit én zonder overbodige complexiteit.

1. Begin klein en breid uit na de update naar Profit 6. Doordat de overgang naar Profit 6 al voor de deur staat, is de tijd beperkt. We adviseren daarom eerst de basis in te richten. Concreet, gebruik eerst alleen de nieuwe profielen en een standaard Onboarden-workflow, zodat nieuwe medewerkers alvast via het nieuwe proces in dienst komen. Extra functies zoals uitgebreide gegevensuitvraag en functie-specifieke draaiboeken toevoegen of verdere procesoptimalisatie kan later.
2. Richt nieuwe onboardingprofielen in. Maak in AFAS de nieuwe Onboarden-profielen aan die de oude profielen vervangen. Je kunt bestaande in-dienst- en herindienstprofielen hergebruiken als basis. Combineer waar mogelijk vergelijkbare profielen tot één, zodat het beheer eenvoudiger wordt.
3. Definieer uit te vragen informatie en taken. Bepaal welke aanvullende gegevens en documenten je van elke nieuwe medewerker nodig hebt bij indiensttreding. Profit 6 biedt een nieuwe opzet voor deze gegevens uitvraag. Richt vervolgens de nodige workflows of draaiboeken in om deze informatie gestructureerd op te vragen bij de juiste personen.
4. Test de workflow en train je gebruikers. Voer een pilot uit en test de nieuwe onboardingworkflow met een kleine groep. Zo ontdek je eventuele knelpunten voordat alle medewerkers ermee te maken krijgen. Zorg ook dat HR-medewerkers en leidinggevenden goed getraind zijn: iedereen moet weten hoe ze straks iemand moeten onboarden en wat hun rol daarin is.

Heb je hulp nodig, laat FIT Focus helpen!

Als gecertificeerde AFAS-partner heeft FIT Focus de expertise in huis om jouw onboardingproces naar een hoger niveau te tillen. Wij zijn pioniers in AFAS-optimalisatie en onderscheiden ons door een combinatie van technische inrichting, procesverbetering, talentontwikkeling en begeleiding van verandering.

Met de verplichte overstap naar Onboarden per juli 2025 komt er urgentie bij kijken. De bestaande indienstprocessen verdwijnen definitief met de komst van Profit 6. Dat betekent dat je nú moet schakelen om te voorkomen dat je instroomproces stilvalt.

FIT Focus is de flexibele en creatieve partner die je helpt om – ook onder tijdsdruk – snel en doordacht over te stappen. We denken in oplossingen, niet in beperkingen. Of je nu nog moet beginnen of vastloopt in de implementatie: wij maken het haalbaar.

Onze experts hebben al vele organisaties geholpen hun AFAS-omgeving toekomstbestendig in te richten. We begeleiden het hele traject – van analyse en inrichting tot testen, training en nazorg – en passen ons aan op wat er bij jouw organisatie wél kan in de beschikbare tijd.

Met de aanpak van FIT Focus weet je zeker dat je onboardingworkflow niet alleen live is vóór Profit 6, maar ook aansluit bij de behoeften, processen én ambities van jouw organisatie.

Klantvoorbeeld: Stichting BOOR

Stichting BOOR (een scholengemeenschap in Rotterdam) stond onlangs voor de uitdaging om over te stappen op AFAS Onboarden en koos voor de hulp van FIT Focus. In dit project hebben we samen het hele onboardingproces opnieuw ingericht. We stelden nieuwe profielen en workflows op, met digitale gegevensuitvraag en naadloze digitale ondertekening van contracten. Dankzij deze aanpak is het onboarden bij Stichting BOOR nu een gestroomlijnd digitaal proces: de HR-afdeling bespaart tijd en nieuwe medewerkers ervaren vanaf dag één een professioneel, goed geregeld welkom. Dit laat zien dat met de juiste ondersteuning je niet alleen aan de nieuwe AFAS-verplichtingen voldoet, maar ook een veel efficiënter onboardingproces bereikt.

Ga snel aan de slag met Onboarding!

De klok tikt richting juli 2025. Neem vandaag nog contact op met FIT Focus. Onze specialisten staan voor je klaar om jouw organisatie te begeleiden naar een snelle, zorgeloze implementatie. Zo ben je nog net op tijd klaar voor de nieuwe AFAS-versie én haal je maximaal rendement uit een modern onboardingproces. Neem contact op en ontdek wat wij als AFAS-partner voor jou kunnen betekenen!