Een fitte AFAS beheerorganisatie

Heb je al nagedacht over de beheerorganisatie voor jouw AFAS-omgeving?

Tijdens of direct na je implementatie heb je wellicht veel ondersteuning door consultants en externe specialisten. Hoe zit dat daarna? Vraag je hulp bij de implementatiepartner? Neem je iemand of meerdere collega’s aan voor het beheer? En waar moet je allemaal aan denken?

1. Wensenlijst/Back log
   De meeste organisaties beschikken over een goed fundament bij afronding van de implementatie. Bij de start van het project zijn er vaak wensen voor functionaliteiten die niet in het implementatieplan pasten. Ook ontstaan gaandeweg soms aanpassingen op de inrichting door voortschrijdend inzicht. Deze lijst met wijzigingen en optimalisaties wil je oppakken, rekening houdend met impact en prioriteit.
2. Repeterende taken
   Door vaste activiteiten in het jaar ontstaan taken met een repeterend patroon. Denk aan de jaarafsluiting, btw-aangifte, het genereren van rapportage of opschonen van zaken tijdens een ‘voorjaarsschoonmaak’. De oorsprong van deze taken liggen enerzijds bij een afdeling die AFAS gebruikt, anderzijds bij functioneel beheer of IT.

3. Nieuwe functionaliteit door updates
   AFAS ontwikkelt, en op een hoger tempo dan voorheen, nieuwe functionaliteiten. Hoe zorg je ervoor dat je het gemak en voordeel daarvan optimaal benut? Wanneer je een auto koopt, is het nieuwe model dat je krijgt het beste wat het ooit zal zijn. Bij software is het anders. Dat ontwikkelt door, mits je daar als organisatie ook belang aan hecht door erin te investeren.
4. Verbeterpunten door terugkerende incidenten
   Wanneer je software gebruikt, krijgen eindgebruikers te maken met verbeterpunten. Een centrale plek voor het indienen en rapporteren op deze punten, vormt een sterke basis voor het bepalen van nieuwe ontwikkelplannen.
5. Aanpassingen door veranderingen in het interne of externe IT-landschap
   Door de implementatie van andere software ontstaan er soms nieuwe mogelijkheden met AFAS. Denk aan een nieuw systeem voor de werkaccounts, tijdregistratie, of webshop. Buiten de organisatie is de opkomst van AI een mooi voorbeeld van het verschuiven van mogelijkheden, behoeften en wensen op gebied van het gebruik of beheer van AFAS.
6. De mens
   Waar het bovenstaande allemaal te maken heeft met functionaliteit, is het onderdeel ‘mens’ in de beheerorganisatie veruit de belangrijkste. Waar begin je als je de mensen niet hebt om het allemaal in goede banen te leiden? Hier heb je allerlei mogelijkheden variërend van outsourcen (uitsluitend inhuur), midsourcen (deels eigen mensen, deels inhuur) en insourcen (uitsluitend eigen mensen). Bij de laatste twee varianten zijn er weer mogelijkheden rondom zelf opleiden, senior experts aantrekken of iemand laten opleiden door een specialist. Een ander belangrijk punt hierbij is het ‘vertalen’ en bij elkaar brengen van de ‘business’ en ‘functioneel beheer’. Er gaat nog wel eens wat verloren doordat men elkaar te weinig spreekt, niet goed begrijpt of simpelweg niet wist dat iets zijn of haar verantwoordelijkheid is.

Al met al heel veel om rekening mee te houden. Doordat FIT Focus als AFAS Partner is gespecialiseerd op het beheer van AFAS merken we dat het opzetten van de juiste beheerorganisatie vaak anders of beter kan. Zit je met een vraag over jouw situatie, of wil je gewoon eens van gedachten wisselen of je wel overal aan hebt gedacht? Wil je een verfrissende kijk op de zaak? Neem dan contact op met FIT Focus door een bericht te sturen aan Edward Lau, Marloes van der Torre, Marco de Jong of Luc Hilgersom.